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江苏省南通第一中学档案工作晋级实施方案

作者: 来源:点击数: 发布时间:2012年10月27日
 

江苏省南通第一中学档案工作晋级实施方案

为推动《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》的贯彻实施,提高学校档案工作水平,学校决定在2012年实施学校档案工作由省三星级单位晋升为四星级单位的升星工作,特制订此方案。

一、档案工作晋级领导小组和工作小组

为加强学校档案工作晋级的领导,成立学校档案工作晋级领导小组。

组长:成锦平

副组长:陈文辉、王允琪、徐宾、刘建国

成员:杨云斌、薛海兵、范永梅、施红卫、陈斌、黄平

档案工作晋级工作小组

组长:陈文辉

成员:杨云斌、施红卫、黄平、陈正石、吴志山、田雪林、保晓俊

二、实施步骤

(一)学习《规范》,查找差距(3月份)

组织档案管理人员认真学习《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》,对照测评细则,逐项进行自我评估,尤其是重点对照测评细则中标“*”的条款,这些条款仅适用于五星级和四星级的测评,是学校档案工作是否顺利晋级的关键,也是当前我校档案工作急需巩固和提高的地方,此项工作应在3月底前完成。

(二)落实整改,完善提高(4-8月份)

 根据第一阶段查找出来的差距,将任务进行分解,按时序推进,完善提高我校档案工作管理水平。

1.配齐各类硬件设施和与之配套的管理软件。

对照要求,在软硬件方面档案室必须添置有:档案工作专用服务器1台,计算机1台、彩色激光打印机1台,网络版档案管理系统软件1种。

以上软硬件通过政府采购途径采购,由后勤部门组织实施,办公室、技装处协助。

2.在学校办公自动化系统设立档案管理功能模块,实现在线归档,在线查阅。

在校园网数字办公栏目设置档案管理功能模块,实现电子档案的在线归档,在线查阅。并通过访问权限设置,确定可以访问的部门和人员。

该项工作的技术支撑由技装处负责,校长室、党政办负责确定可以访问的部门和人员。

3.建立照片、音频、视频档案多媒体数据库

将已有的照片、音频、视频档案进行规整,建立多媒体数据库并不断完善补充。照片、音频、视频档案的规整和补充由档案室负责,技装处提供技术帮助。

4.在学校网站上设立档案工作专栏

根据学校分工,档案工作的管理属于党政办公室,要在党政办公室的部门网页设置专题栏目,将原先分散于校园网的相关信息归并到专题栏目中,并给予补充和完善。

该项工作由教科处、电教中心、办公室共同完成,教科处负责网页栏目的规划,电教中心负责调整,内容归并、补充完善由办公室完成。

5. 建立重要、利用频繁的纸质档案的全文数据库

将学校重要、利用频繁的纸质档案变成数字化的电子档案,尤其是永久档案和部分长期档案,这项工作量比较大,要请专门的机构根据规范来完成。

这项工作由党政办牵头询价,议价时可由学校后勤、工会、监委会组成小组共同议价。实施过程中主要由档案室负责配合。

6.进一步规范电子文件的档案管理

对已经归档的电子文件,按照规范要求进行重新整合。组织档案工作人员进行培训,学习电子文件标准和规范,保证电子文件的真实性、完整性和有效性。根据规范做好电子文件的移交、接受、保管、利用与统计工作。

(三)预查和申报阶段(9月底前)

根据工作推进的进程,适时邀请市档案局、市教育局相关领导和技术人员进行预查,在预查的基础上进行再提高,在此基础上形成学校自评报告并提交。

这项工作由党政办牵头完成,时间在9月底前。

(四)检查验收阶段

根据市档案局安排,做好检查验收的一切准备工作,并做好检查验收的会务组织。

这项工作由党政办牵头完成,要主动和档案局联系,确定时间。

三、经费预算与保障

根据自查,需购置件档案工作专用服务器1台,计算机1台、彩色激光打印机1台,网络版档案管理系统软件1种,约需8万元整。将学校重要、利用频繁的纸质档案变成数字化的电子档案,约需4万元左右。软硬件的购置经费从学校年度办公自动化经费预算中支出,纸质档案的电子化通过自筹经费解决。

 

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