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档案管理

电子文件归档管理制度

作者: 来源:点击数: 发布时间:2012年10月27日
 

 

   按照《档案法》、《电子文件归档与管理规范》的规定,对本单位公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计等电子文件的管理工作规定如下:

一、归档范围

凡属本单位公务活动中产生的,在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于光盘载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的具有保存价值的各类电子文件及其相关专用软件。其电子文件所反映的内容与文书档案的归档范围基本相同。见本单位《档案分类类目、基本归档范围和保管期限表》。

    二、归档时间

本单位电子档案的形成、积累和归档工作由单位内部门负责,各部门要认真对照本单位电子文件材料的归档范围,做好本部门主要职能工作中形成的有查考利用价值的电子文件收集、积累和归档工作。各部门要即时进行电子文件的逻辑归档,六月底前要完成电子文件的脱机下载即物理归档。

三、归档要求

归档的电子文件,要确保电子文件材料的真实、完整、安全和有效性。电子文件的脱机载体一般使用光盘,软磁盘不允许作为电子档案长期保存的载体。归档的电子文件要按照电子文件整理要求,由归档部门制作《归档电子文件登记表(首页)》、《归档电子文件登记表(续页)》,并准确说明配套的软硬件环境。电子档案的标签注录工作由单位档案室完成。

四、归档份数

    电子档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。

五、保管利用

归档载体应作防写处理。单片载体要装盒,竖立存放,避免擦、划、挤压、触摸记录涂层。

存放时要远离强磁场、强热源及有害气体。温湿度环境须符合电子档案的存放要求。

对电子档案光盘载体每4年进行抽样机读检验,发现问题及时采取措施恢复。

归档电子文件的封存载体不外借。未经批准不得擅自复制电子文件。应按权限规定范围的要求做好归档电子文件的利用工作。

   

 

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